6 Tipps für erfolgreiches Active Sourcing

Wie Unternehmen effektiv neue Mitarbeitende gewinnen können

In Zeiten von Fachkräftemangel und Co. ist Active Sourcing eine erfolgversprechende Methode im Recruiting. Denn durch die vielfältigen und flexiblen Ansätze findet jedes Unternehmen die passende Herangehensweise, um neue potenzielle Mitarbeitende für sich zu gewinnen. Damit Sie Ihre Strategie allerdings wirklich effektiv gestalten, gibt es einige Tipps zu beachten. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing ist mehr als nur eine festgelegte Herangehensweise und kann vielmehr als Konzept verstanden werden, das Unternehmen nutzen, um in Kontakt mit Top Talenten zu kommen. Die aktive Suche und direkte Ansprache steht hierbei im Mittelpunkt. Denn anstatt nur aus den eingehenden Bewerbungen für offene Jobpositionen nach geeigneten Besetzungen Ausschau zu halten, werden diese einfach proaktiv kontaktiert – unabhängig davon, ob sie noch in anderen Unternehmen beschäftigt sind oder nicht. Die Kandidat*innen werden also gezielt angeschrieben und auf das Unternehmen und die Position aufmerksam gemacht. Der Vorteil dabei: Firmen bauen frühzeitig Kontakt auf. Im War for Talents ist das wichtig, denn wenn die Talente erst einmal auf Jobsuche sind, ist die Konkurrenz zu anderen Unternehmen groß.

Active Sourcing: So finden Sie frühzeitig Top Talente

Wie genau sollte Active Sourcing nun durchgeführt werden und worauf können Unternehmen bei der Entwicklung einer erfolgreichen Strategie achten? Hier finden Sie wertvolle Tipps und Tricks:

1. Best Practice: Die richtige Zielgruppe definieren

Bevor Personen gezielt angeschrieben werden, muss das Unternehmen definieren, wer überhaupt gesucht wird. Welche Hard und Soft Skills sind für diese Position unerlässlich? Welche Fähigkeiten zählen zu “nice-to-have”, sind aber kein Muss? Mit der Unterscheidung zwischen essenziellen und optionalen Eigenschaften machen Unternehmen die Anforderungen klar, sind aber in der Lage, flexibel auf das Angebot zu reagieren. Schließlich können Skills durch Weiterbildungen und Schulungen auch noch erlernt werden.

2. Best Practice: Erarbeiten einer Active Sourcing Strategie

Ist die Zielgruppe definiert, wird eine Strategie erarbeitet, mit der die Talente angesprochen werden. Dabei steht folgende Frage im Mittelpunkt: Wie muss ich mein Anliegen formulieren, um die Zielgruppe zu erreichen und eine Antwort zu erhalten? Recruiter*innen sollten sich neben der Wortwahl (ob in einem lockeren, freundschaftlichen Ton oder etwas formeller) auch Gedanken darüber machen, welche Kanäle genutzt werden sollen. Während berufliche Plattformen wie LinkedIn und XING ideal zur Kaltakquise und zum Generieren neuer Kontakte sind, ist die jüngere Zielgruppe heute nicht nur privat, sondern auch immer stärker im beruflichen Kontext bei Instagram, Facebook und TikTok sowie WhatsApp unterwegs. Eine persönliche Ansprache ist natürlich Pflicht – ein guter und ausgearbeiteter Textentwurf dient dabei als Grundlage und lässt sich schnell individuell anpassen. Der Betreff der Nachricht ist quasi die Eintrittskarte für potenzielle weitere Gespräche, denn hier entscheidet sich, ob die Empfänger*innen die Nachricht überhaupt öffnen. Der Text sollte detailliert sein, aber Vorsicht: Der Grad zwischen Qualität und Quantität ist schmal. Knackig und auf den Punkt formulierte Inhalte, die es schaffen, Interesse für das Unternehmen und die Stellenbeschreibung zu wecken, sind hier gefragt. Manche HR-Tools aus dem Recruitingbereich bieten hierfür smarte Funktionen an, die die Ansprache automatisiert personalisieren, sodass mit wenig Aufwand viele Kandidat*innen erreicht werden.

Sollte das Unternehmen in der Anfrage erwähnt werden oder nicht?

Beauftragen Unternehmen eine Recruitingagentur mit der Suche nach neuem Personal, muss festgehalten werden, ob das Unternehmen seitens der Recruiter*innen direkt erwähnt wird oder erst zu einem späteren Zeitpunkt. Diese Frage wird häufig diskutiert. Durch eine Erwähnung des Auftraggebenden wird direkt mit offenen Karten gespielt – in manchen Fällen mag die Reputation aber abschrecken. Personalvermittlungen sollten Rücksprache mit ihren Kunden halten und sich gegebenenfalls mit einem Agreement absichern, etwa, um in ihrer Tätigkeit nicht übergangen zu werden. Den Talenten vermittelt es ein hohes Maß an Transparenz und es ist eine Möglichkeit, sich als Recruiter*in positiv von der Konkurrenz abzuheben. Unser Tipp: Eine offene Kommunikation schafft Klarheit auf beiden Seiten.

3. Best Practice: Die Ansprache beim Active Sourcing richtig gestalten

Um die richtigen Erwartungshaltungen zu generieren, ist eine gute Active Sourcing Ansprache wichtig. Nur so lassen sich von Anfang Bedingungen und Ansprüche kommunizieren, und falschen Erwartungen vorbeugen. Sofern sich das Unternehmen für einen Erstkontakt via Textnachricht entschieden hat, sollte es sich auf einen Follow-Up-Call vorbereiten, um weitere Details klären zu können. Für die Terminplanung ist hier ein digitaler Kalender hilfreich, der rechtzeitig an bevorstehende Telefonate erinnert. Auch den Kandidat*innen hilft ein kleiner Reminder, denn manchmal geht die Nachricht im Postfach unter. Um zielführend und Zeit effektiv zu arbeiten und die Time-To-Hire zu reduzieren, sollte der Fokus auf den wirklich interessierten Talenten liegen.

4. Best Practice: Active Sourcing Methoden reflektieren und stetig verbessern

Active Sourcing ist ein andauernder Prozess, der nach und nach optimiert wird, denn die Erfahrung zeigt, an welchen Stellen es besonders gut läuft oder hapert. Gibt es interne Expert*innen im eigenen Unternehmen, mit denen ein Austausch sinnvoll ist? Wenn ja, können die Workflows nach einiger Zeit unter die Lupe genommen werden, um aus Fehlern zu lernen und sie anzupassen. Sind keine passenden Ansprechpartner*innen verfügbar, können auch externe Active Sourcing Specialists beratend hinzugezogen werden. Hierbei reicht es vielleicht schon aus, kurze Active Sourcing Trainings für den Feinschliff zu buchen, statt langwierige Schulungen zu arrangieren, insbesondere, wenn Unternehmen bereits Erfahrungen beim Einsatz der Methode mitbringen.

5. Best Practice: Effiziente Active Sourcing Tools zielführend nutzen

Digitale Tools und smarte Software unterstützen die Recruiter*innen in ihren Arbeitsabläufen und beim Thema Active Sourcing. Eine zuverlässige HR-Software mit ausgewählten Funktionen stellt eine enorme Arbeitserleichterung dar, mit der sich Prozesse schneller und effizienter steuern und abwickeln lassen. Ist ein solches Tool über eine Schnittstelle mit dem CRM-System verknüpft, können Gespräche mit Talenten, die in sozialen Netzwerken stattfinden, direkt über die Software geführt werden. Auf diese Weise haben die Personalberater*innen schnell einen Überblick über das Bewerbermanagement und den Status quo. Auch eine Erweiterung der Netzwerke und Plattformen für den Webbrowser ist eine gute Möglichkeit, um Gespräche zu verwalten und Workflows effizient zu gestalten.

6. Best Practice: Erreichbare Ziele setzen mit der SMART Methode

In vielen Fällen hat sich die SMART Methode bewährt, um sich Ziele zu setzen, die motivieren und nachhaltig angegangen werden. Smart steht dabei für

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert.

Es geht im Wesentlichen darum, dass diese Punkte bei der Zielsetzung berücksichtigt werden, also beispielsweise eine konkret messbare Kennzahl bis zum Ende der Woche zu erreichen: Innerhalb von fünf Tagen sollen 50 potenzielle Kandidat*innen angeschrieben werden. Die Komplexität und die Einhaltung eines Zieltermins sind dabei variierbar, sollten jedoch in jedem Fall realistisch zu erreichen sein. Was zunächst nach viel klingt, lässt sich aber in der Praxis relativ gut umsetzen, wenn eine Recruitingsoftware dabei unterstützend eingesetzt wird.

Fazit

Mit vielversprechenden Kandidat*innen ins Gespräch kommen und für offene Stellen gewinnen – der Active Sourcing Ansatz setzt auf eine frühe Ansprache und Kontaktaufnahme. Dabei kommt es auf die passende Wortwahl und spannende Inhalte an, um im Auftrag der Unternehmen die richtigen Fach- und Führungskräfte zu finden, bevor es die Konkurrenz tut. Eine gute Vorbereitung, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Größe und Qualität der Zielgruppe und eine regelmäßige Reflexion der Strategie sind wichtig für den Erfolg. Genauso, wie die passende Software. Zusammen ist Active Sourcing ein effektives Tool zur Senkung der Time-To-Hire und ein immer beliebteres Vorgehen im Recruiting.

Haben Ihnen unsere Tipps für erfolgreiches Active Sourcing gefallen? Haben Sie Anregungen und Fragen? Dann teilen Sie uns diese doch gerne hier mit – wir freuen uns auf Ihr Feedback und den gemeinsamen Austausch.

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