Der erfolgreiche Hiring Race: Wie Automatisierung Ihre Recruitingprozesse extrem beschleunigt

Recruiting kostet Zeit und Geld, wie eine Studie von XING und forsa nun anhand von Zahlen belegt. 200 Personalleiter aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern nahmen an der Umfrage teil. Über zwei Drittel geben an, dass sie länger als drei Monate brauchen, um eine Führungsposition zu besetzen. Die Hälfte der HR-Manager braucht dafür bis zu sechs Monate. In den meisten Fällen geben die Unternehmen zwischen 20.000 und 50.000 Euro für den Recruiting-Prozess aus.

Der Fachkräftemangel wird zunehmend zu einer finanziellen Belastung für die Unternehmen. Für Personalberater sind das zunächst gute Nachrichten, da sie diese Schmerzpunkte ihrer Kunden auflösen könnten. Die Challenge: Finden Sie geeignete Kandidaten in kurzer Zeit. Das  Einsparpotenzial ist leicht auszurechnen, der Mehrwert schnell erklärt. Es hört sich einfach an, aber als Recruiter wissen Sie, dass es das nicht ist. Ihre Liste der offenen Vakanzen wird nicht kleiner, einige Positionen lassen sich einfach nicht besetzen. Warum? Gibt Ihre Datenbank keine geeigneten Kandidaten her? Ist Ihre Kandidatensuche ineffizient? Oder liegt es vielleicht an Ihren internen Prozessen?

Effiziente Prozesse für eine schnelle Hiring Race

HR-Manager verzeihen vieles, wenn es Ihnen als Personalberater gelingt, passende Kandidaten anzubieten. Die Frage ist nur, wie schnell werden Sie das schaffen? Die Besetzungszeit, die Time-to-Hire, wird der wichtigste Performance-Indikator dafür sein, ob ein HR-Manager langfristig mit Ihnen arbeiten wird. Ihre wichtigste Aufgabe ist es daher, den sogenannten Hiring Race zu optimieren. Er beschreibt den gesamten Recruiting-Prozess, den Sie als Personalberater mit dem Kandidaten und Ihrem HR-Ansprechpartner beschreiten. Das Ziel ist es, diesen Prozess und seine Etappen zu beschleunigen, um für Ihre Kunden schnelle und exzellente Ergebnisse zu generieren. Ein qualitativ belastbares Branchennetzwerk und ein attraktiver Talentpool sind eine wichtige Grundlage hierfür. Aber die Effizienz Ihrer eigenen Prozesse entscheidet letztlich über die Geschwindigkeit, mit der Sie durch das Ziel fahren.

Glücklicherweise verlaufen Recruiting-Prozesse in der Regel ähnlich ab. Vom Suchauftrag über die Kandidatenidentifizierung und Vorauswahl bis hin zur Interviewphase, der Vertragsverhandlung, der Einstellung und gegebenenfalls dem Onboarding: In allen “Streckenabschnitten” des Hiring Race können sie Zeitfresser eliminieren, Handlungen standardisieren und automatisieren. Hier beginnen Ihre Prozesse messbar schneller zu werden. An einigen konkreten Beispielen wird dies deutlich:

1. Auftragsannahme standardisieren und Missverständnisse vermeiden
   Neue Suchmandate werden oft unstrukturiert per E-Mail oder per Telefon bei den Personalberatern in Auftrag gegeben. Häufig sind die Informationen unvollständig und können daher intern nicht verarbeitet werden. Die Konsequenz: Rückfragen, Missverständnisse, Wartezeit und andere Hindernisse.  Intelligenter ist es, wenn HR-Manager ihre Vakanzen über eine vom Personalberater bereitgestellte Web-Oberfläche inklusive eines standardisierten Formulars veröffentlichen. Es wird sichergestellt, dass die Aufträge alle notwendigen Informationen enthalten und Recruiter mit dem Datensatz intern weitere Prozesse auslösen können.

2. Kandidaten intelligent identifizieren und auswählen

   Die manuelle Suche nach Kandidaten und die anschließende Vorauswahl nimmt sicherlich den größten Teil der Arbeit vieler Personalberater in Anspruch. Deswegen sind hier die größten Einsparungspotenziale im Hiring Race zu heben. Mit entsprechender Recruiting-Software, die über intelligente Suchalgorithmen, vielleicht sogar über Künstliche Intelligenz verfügt, werden geeignete Kandidaten schneller gefunden. Die selbstlernende Technologie findet dabei nicht nur fachlich geeignete Kandidaten, sondern berücksichtigt auch Persönlichkeitsmerkmale, die aus standardisierten Persönlichkeitstests stammen. So generiert die Technologie einen perfekten Match schneller und ergiebiger als es der Mensch bewältigen könnte.

3. Kandidatenexposé automatisch generieren und anonymisiert versenden

   Als Recruiter haben Sie einige interessante Profile ausgewählt, die Sie nun an Ihren Auftraggeber versenden möchten. Dabei müssen Sie darauf achten, dass die Unterlagen vollständig und anonymisiert sind. Mit den gängigen Werkzeugen wie Word und Co. kann die Erstellung eines solchen Exposés extrem zeitaufwendig sein. Effizienter ist es, wenn Ihnen eine Recruiting-Software dabei hilft, Ihre präferierten Profile in einem zusammenhängenden PDF zu verbinden, zu anonymisieren und per Link an Ihre Kunden zu senden.

4. Auto-Arbeitsvertrag generieren und versenden

   Der Auftraggeber hat sich für einen Kandidaten entschieden. Insbesondere bei Beschäftigungen auf Zeit ist der Personalberater für das Kaufmännische zuständig. Dazu gehört die Erstellung des Arbeitsvertrags. Das kann viel Zeit fressen und ist eine große Fehlerquelle. Intelligenter ist es, wenn eine Recruiting-Software Vorlagen mit entsprechenden Platzhaltern (Gehalt, Wochenarbeitszeit usw.) bereitstellt. Der Vertrag kann nun an den entsprechenden Stellen individualisiert und daraus ein PDF generiert werden, das bequem an alle Ansprechpartner versendet werden kann.

5. Auto-Feedback erhalten

   Ist Ihr Auftraggeber mit dem Recruitingprozess und der Performance des neuen  Mitarbeiters zufrieden? Ist es der Kandidat auch? Diese Informationen erhalten Recruiter üblicherweise nicht oder nur auf Anfrage. Dabei ist es enorm wichtig zu erfahren, ob der Personalberater tatsächlich erfolgreich rekrutiert hat oder nicht. Deswegen sollte die Feedback-Phase fester Bestandteil des Hiring Race sein und automatisiert stattfinden. Kandidaten wie auch Auftraggeber können ihre Rückmeldung über eine App oder als Antwort auf eine automatisch versendete E-Mail geben.

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