E-Recruiting im Personalwesen

Bewerbungsprozesse sollten möglichst einfach gestaltet sein, um schnell mit Top-Kandidat:innen ins Gespräch kommen. Für Unternehmen und Personalberatungen bedeutet das, auf moderne Strategien wie E-Recruiting zu  setzen, um offene Jobposition in den Netzwerken zu streuen und die richtigen Personen zu erreichen. Warum ein einfacher Bewerbungsprozess dabei so wichtig ist und wie Sie Ihr Bewerbermanagement zukunftsweisend aufstellen, erfahren Sie hier.

Was ist E-Recruiting? Eine Definition

Grob gesagt steht E-Recruiting für die Digitalisierung der gesamten Bewerbungsmanagement-Prozesse, sodass diese digital verfügbar sind und sich über eine geeignete Recruiting-Software übersichtlich steuern lassen. Zu den beiden Herzstücken des E-Recruitings zählen dabei:

• Veröffentlichen von Stellenausschreibungen

Über E-Recruiting werden Stellenausschreibungen gezielt in Online-Datenbanken hinterlegt, sodass Jobportale auf die Informationen zugreifen und in ihren Ergebnissen ausspielen können. Die Unternehmen profitieren so von einer größeren Streuung ihrer Anzeige, als es über eine reine Veröffentlichung in der Tageszeitung möglich ist.

• Suche nach geeigneten Kandidat:innen

Die Suche nach geeigneten Kandidat:innen führt die Unternehm

en ins Netz – neben Jobportalen wie XING und LinkedIn und Indeed kommen auch Social Media Plattformen wie Facebook, Instagram und Co. infrage, wenn es darum geht, die passenden Fach- und Führungskräfte anzusprechen und zu erreichen. Besonders der Active Sourcing-Ansatz kommt hierbei immer öfter zum Einsatz.

Mit einer Software, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Recruitingagenturen zugeschnitten ist, entstehen große und vielversprechende Datenpotenziale. Diese Potenziale gilt es auszuschöpfen, um das eigene Recruiting modern auszurichten. So unterstützt eine Recruiting-Software zum Beispiel durch Funktionen wie CV-Parsing dabei, die eingegangenen Bewerbungen auf die erforderlichen Kriterien zu filtern und eine automatische Vorauswahl zu treffen.

Lese-Tipp: CV-Parsing im Bewerbungsprozess – Automatische Lebenslauf-Analyse spart Zeit und Kosten.

Digitalisierung von HR-Prozessen: So funktioniert E-Recruiting

E-Recruiting wirkt sich auf alle Schritte des Recruiting-Prozesses aus, von der Ausschreibung offener Stellen über die Sichtung der Bewerbungen bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Für einen effizienten Workflow ist eine leistungsstarke Software dann von Vorteil.

• Stellenausschreibungen veröffentlichen und verwalten

Wer Stellenausschreibungen online veröffentlicht, hat dazu verschiedene Möglichkeiten. Die naheliegendste ist natürlich, die Ausschreibung auf der unternehmenseigenen Webseite zu veröffentlichen, mit allen dazugehörigen Informationen und im Corporate Identity (CI) des Unternehmens. Sollte sich bei den Stellenausschreibungen inhaltlich etwas verändern, sollte das zeitnah in allen Veröffentlichungen korrigiert werden.

• Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gestalten

Im nächsten Schritt sind die Bewerbenden dran: Sie reichen ihre Bewerbung entweder per E-Mail oder über ein dafür eingerichtetes Bewerbungssystem ein. Je einfacher und verständlicher der Prozess gehalten ist, desto größer ist die Chance, dass die Bewerbenden ihre Unterlagen vollständig hochladen.

Tipp: Über Mailing-Kampagnen können Recruiting-Agenturen im Auftrag ihrer Kunden gezielt Kandidat:innen aus ihrem Talent-Pool anschreiben, die für die offene Stellenausschreibung  infrage kommen.

• Bewerbende auswählen und Kontakt herstellen

Um eine strukturierte Auswahl der Bewerbenden nach personellen und fachlichen Kriterien treffen zu können, müssen ihre Daten in einem zentralen System verwaltet werden. Das garantiert eine gute Übersicht und Vergleichbarkeit. Sind die passenden  Bewerbenden ausgewählt, steht die Kontaktaufnahme an. Diese kann ebenfalls über die Recruiting-Software erfolgen, denn hierüber lassen sich die einzelnen Kontaktdaten schnell aufrufen.

• Bewerbungsgespräche vereinbaren und durchführen

Die Einladungen zu einem ersten Kennenlernen lassen sich bequem über eine Recruiting-Software verschicken und verwalten. Das ist besonders praktisch, wenn für ein Unternehmen gleich mehrere offene Stellen zu besetzen sind und die beauftragten Recruiter:innen mit mehreren Personen in Kontakt stehen. Die Bewerbungsgespräche können in den ersten Runden durchaus auch online stattfinden. Das ist zum Beispiel oft der Fall, wenn die potenziellen Kandidat:innen in größerer Entfernung wohnen oder beruflich sehr eingespannt sind. Auch den Unternehmen kommt diese Art des Kennenlernens entgegen, denn die für den Termin zur Verfügung stehende Zeit wird maximal genutzt.

Tipp: Welche Vorstellungen Bewerbende an ein zeitgemäßes Recruiting haben und wie Sie diese umsetzen können, erfahren Sie hier: 5 Tipps für ein modernes und effizientes Recruiting-Management.

• Aktivitäten tracken und analysieren

Wann ist für die Personalberater:innen der richtige Zeitpunkt, um mit ihren Kunden über die ausgewählten Kandidat:innen zu sprechen? Das lässt sich leicht herausfinden, wenn Recruiting-Agenturen Aktivitäten-Tracking einsetzen. So sehen sie genau, wann der Kunde die E-Mail mit den vorgeschlagenen Profilen öffnet und sich einen Überblick verschafft hat.

• Rechtliches regeln: Vertragsabschluss und Co.

Über das Bewerbungsmanagement-System wird eine digitale Personalakte für die Bewerbenden angelegt. Entscheidet sich ein Unternehmen für eine Person, kann über die Software direkt ein Arbeitsvertrag erstellt und hinterlegt werden. Durch die digitalisierte Form haben die Personalberater:innen die Dokumente schnell zur  Hand, falls Änderungen oder Ergänzungen eingearbeitet werden müssen. Digitale Daten aus den Bewerbungen lassen sich zudem mit wenigen Klicks in die Personalakte überführen.

Vorteile von E-Recruiting

Die Digitalisierung von Prozessen spielt eine große Rolle, wenn Unternehmen konkurrenzfähig bleiben möchten. Mit moderner Technologie sorgen sie dafür, schnelle Ergebnisse zu erhalten und ihre Qualität zu steigern – gerade bei der Suche nach Fach- und Führungskräften kann dieser Vorsprung entscheidend sein. Digitalisierung im Recruiting hat  aber noch mehr Vorteile zu bieten:

• Fehlerreduzierung

Fehler entstehen meist beim händischen Eingeben und Übertragen von Daten – durch Digitalisierung ist dieser Schritt mit wenigen Klicks getan und die Fehlerquote sinkt.

• Transparenzgewinn

Der Staus quo eines Bewerbungsprozesses lässt sich über eine Recruiting-Software zu jeder Zeit nachvollziehen – und die nächsten Schritte frühzeitig vorbereiten.

• Quantitäts- und Qualitätssteigerung

Durch weniger Zeitaufwand und eine passende Vorauswahl der Bewerbungen bleibt den Recruiting-Agenturen und den Unternehmen mehr Zeit, sich eingehend mit den Kandidat:innen zu beschäftigen.

• Kosten sparen und Effizienz steigern

E-Recruiting sorgt dafür, dass Prozesse durch Automatisierung schneller und einfacher ablaufen. Das führt zu Kosteneinsparungen und Kapazitäten können effizienter eingesetzt werden und stärker zum Unternehmenserfolg beitragen.

Für wen eignet sich E-Recruiting?

Digitalisierung betrifft alle Branchen. Bewerbungen per  Briefpost sind heutzutage eher die Ausnahme, und auch die Unternehmen wollen möglichst schnell die passenden Mitarbeitenden finden, statt sich unnötig lange mit umständlichen Bewerbungsprozessen zu befassen. Bewerbende setzen heute zudem digitale Möglichkeiten oftmals voraus, lassen diese doch Rückschlüsse darauf ziehen, wie digital und modern ein Unternehmen generell aufgestellt ist. In der Personalbranche gehört E-Recruiting deshalb fest zur Unternehmensstrategie dazu, um markt- und konkurrenzfähig zu bleiben und potenzielle Kandidat:innen zu finden.

Lese-Tipp: Immer mehr Unternehmen setzen auf Freelancer, die sie bei ihren Projekten unterstützen. Im Text “Erfolgreiches Freelancermanagement – Übersichtliche Abwicklung von Verträgen und Co.”  erhalten Sie hilfreiche Tipps, wie sich die Zusammenarbeit gestalten lässt.

Fazit: Mit E-Recruiting und der passenden Software Herausforderungen erfolgreich meistern 

Die Umstellung auf E-Recruiting zahlt sich aus: Mit schnelleren Prozessen, einer transparenten Nachvollziehbarkeit und einer einfachen Abwicklung des Bewerbungsmanagements werden Mitarbeitenden im Recruiting-Bereich deutlich entlastet. Mit der passenden Software für den Recruitingbereich können Vorgänge einfach abgebildet und bearbeitet werden, sodass in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielt werden können.