”Ich hätte da mal eine Frage”: Transparente Prozesse für effizientes Recruitment

Wie in allen Bereichen des Lebens sind es auch im Personalwesen häufig die kleinen Dinge, die in Summe am meisten Zeit fressen. Personalberater müssen täglich Aufgaben bewältigen, die sie im Kerngeschäft - der finalen Vermittlung passender Kandidaten - ausbremsen: Bewerber erkundigen sich nach dem Status ihres Prozesses, Auftraggeber benötigen eine Rechnung, der Kunde kann nicht erreicht werden. Die Liste wiederkehrender Anfragen lässt sich beinahe endlos fortsetzen.

Ähnlich ergeht es den Auftraggebern und HR-Managern, deren Arbeitspensum immer weiter steigt. In größeren Unternehmen und Konzernen agieren sie als zentrale Anlaufstelle, in der die Services für verschiedene Abteilungen oder Teams gleichzeitig erbracht werden. Das bedeutet, dass sie sehr viele Bewerbungen und gegebenenfalls Angebote von Personalberatern erhalten und diese verwalten müssen.

Mit Informationen zu mehr Zufriedenheit

Ziel muss es sein, diese Art von “Zwischenrufen” so in den Griff zu bekommen, dass die eigentliche Hauptaufgabe der Personalvermittlung wieder ohne größere Ablenkungen im Fokus steht. Hat der Personalberater mehr Zeit zur Verfügung, kann er sie in seine Kunden investieren: Persönliche Gespräche und ein tiefergehendes Verständnis für die Bedürfnisse der Auftraggeber führen zu einer stabilen Kundenbindung, benötigen allerdings Kapazitäten.

Auch auf Seiten der auftraggebenden HR-Abteilungen blockieren die oft notwendigen Nachfragen beim Personalberater den Arbeitsfluss. Verantwortliche möchten den Überblick über ihre Aufträge zur Personalsuche behalten. Ihnen wäre geholfen, wenn sie jederzeit selbständig auf Informationen zurückgreifen könnten, anstatt sich jedes Mal an ihren Personaldienstleister wenden zu müssen.

Automatisierte Prozesse können ein Ausbremsen verhindern

Wenn Informationen für alle Seiten digital und automatisiert zur Verfügung stehen, entfallen viele zeitraubende Prozessschritte wie Nachfragen oder Recherchen zu Sachverhalten. Zu den möglichen jederzeit verfügbaren Informationen zählen zum Beispiel:

für HR-Manager

• aktuelle und abgeschlossene Aufträge beim Personalberater
• Kandidatenprofile (eventuell vom Personalberater kommentiert)
• kaufmännische Daten (Angebote, Rechnungen u.a.)
• Einreichen neuer Aufträge für die Kandidatensuche
• Interviewvorbereitung mit Kandidaten

für Kandidaten

• aktuelle und alte Bewerbungen beim Personalberater
• Status aktueller Bewerbungen im Hiring Race
• verfügbare/erhaltene Dienstleistungen (CV-Beratung, Coaching; dient gleichzeitig als Cross- und Upselling-Maßnahme)
• automatisierte Vorschläge für Stellenangebote

Zur Realisierung werden aktuelle und historische Daten über ein Webportal und/oder eine App mit Push-Funktion zur Verfügung gestellt. HR-Verantwortliche haben direkten Zugriff auf relevante Daten und Kandidaten können den Fortschritt ihres Bewerbungsprozesses selbständig im Blick behalten.

Das führt dazu, dass sich Personalberater auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und nicht jeden Tag viel Arbeitszeit für wiederkehrende, zeitraubende Aufgaben verschwenden müssen. Positiver Nebeneffekt: Auch Auftraggeber und Kandidaten sind gut informiert und mit der Arbeit des Personalberaters rundum zufrieden.