Erfolgreiche Datenmigration mit aiFind

Eine Datenmigration ist mehr als nur ein technischer Prozess – es ist eine strategische Entscheidung, die die Effizienz und Leistungsfähigkeit deiner Personalbeschaffung mit einem anderen System grundlegend beeinflussen soll. Die Übertragung Deiner Daten von Deinem Altsystem zu einem Zielsystem erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine kluge Strategie. Der Wechsel ist kein Selbstzweck: Es geht darum, deine Prozesse zu optimieren, Engpässe zu beseitigen und die Qualität zu steigern. Mit dem richtigen Partner an Deiner Seite wird eine Migration nicht so komplex und unüberschaubar wie du zu nächst denkst. Du kannst diese auch nutzen, um Deine vorhandenen Daten zu verbessern und ihre Qualität zu steigern.

Generell unterscheiden wir gerne zwischen zwei Typen von Datenmigration:

Datenbankmigration: Wenn du deine Datenbank mitsamt der Verknüpfungen und Dateien in ein neues System überführen lassen willst. In den meisten Fällen stellt Dir dein Provider eine Datenbankdatei bereit, mit der du nichts, dafür aber der Dienstleister Deines Vertrauens um so mehr anfangen kann.
Datenimport: Der Datenimport ist im Grunde Datenbankmigration in Klein. Weniger Verknüpfungen sind notwendig, da die primären Daten von Relevanz sind, wie Kandidaten, Kunden und Ansprechpartner. Natürlich werden Lebensläufe & Co. ebenfalls berücksichtigt, sofern die Verknüpfung der Daten gegeben ist. Hierbei werden auch ohne Probleme die Daten aus bspw. einer CSV-Datei gelesen.

Gründe für eine Migration?

Diese Punkte zeigen, in welchen Situationen eine Datenmigration sinnvoll sein kann. Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Ziele Deines Unternehmens zu berücksichtigen, um die richtige Entscheidung zu treffen. Mehrere Gründe können zu einer Migration führen.

Datenbereinigung: Wenn Deine Datenbank ungenau, veraltet oder fehlerhaft ist, kann eine Datenmigration dazu genutzt werden, die Daten zu bereinigen und zu aktualisieren.
Umzug in die Cloud: Wenn Du Deine Daten in die Cloud verlagern möchtest, um von den Vorteilen einer skalierbaren und flexiblen Infrastruktur zu profitieren, ist eine Datenmigration erforderlich.
Compliance-Anforderungen: Wenn sich die rechtlichen Anforderungen an die Datenverwaltung ändern, kann eine Datenmigration notwendig sein, um sicherzustellen, dass Deine Daten den aktuellen Vorschriften entsprechen.
Performance-Verbesserung: Wenn Deine aktuelle Datenbank langsam ist und die Performance beeinträchtigt, kann eine Datenmigration auf eine leistungsfähigere Plattform eine Lösung sein.
Fehlende Funktionen, Prozesse und Automatismen im aktuellen System: Wenn Dein bestehendes System nicht mehr den aktuellen geschäftlichen Anforderungen entspricht und essentielle Funktionen, Prozesse oder Automatismen fehlen, kann eine Datenmigration eine strategische Lösung sein.

Der Ablauf einer Migration

Vorbereitung
Durchführung
QS

Vor der Migration: Planung und Umfang der Daten ist essentiell

Stehst du vor der spannenden Phase der Datenmigration? Der Schlüssel liegt in einer durchdachten Planung mit genügend Zeit im Vorlauf. Das ist der Idealfall, aber nicht immer die Realität. Versuche es trotzdem. Analysiere deine Datenbank und überlege Dir im Team welcher Zeitraum von welchen Daten relevant ist. Je jünger die Daten, desto weniger Aufwand. Das ist aus unserer Erfahrung zumindest das erste Best practice. Hintergrund ist, dass Daten historisch anreichern und sich verändern. Alten Daten fehlen vermutlich Informationen, die bereits in aktuelleren Datensätzen hinterlegt sind. Stichwort hierbei: Pflichtfelder. Neben der Zeitachse sollte auch vorab definiert werden, welche Datenbanktabellen (Fachjargon: Entitäten) eine Relevanz für das Zielsystem haben. Dies erstreckt sich neben notwendigen Tabellen wie Kandidaten, Kunden und Ansprechpartner bis hin zu Listen, gespeicherten Suchen, etc.

Finde also heraus, welche Daten besonders wichtig sind.

Deine Checkliste:

Bis zu welchem Jahr sollen Daten migriert werden?
Welche Tabellen? Lege einen Umfang fest.
Stellt Dir dein Provider Eine Datenbankdatei (Fachjargon: Dump), CSV-Datei o.ä.

Dein Anbieter erstellt einen detaillierten Aktionsplan einschließlich der Kosten. Volle Transparenz, das ist essentiell in der jetzigen Phase. Versteckte Kosten und Aufwände kann in so einer Phase keine Partei gebrauchen. Nach dieser umfassenden Planungsphase kannst du dich zurücklehnen, einen Kaffee trinken und darauf vertrauen, dass die Migration unter Berücksichtigung aller Details professionell durchgeführt wird.

Migration: Jetzt geht’s los

Mit der Planung im Rücken startet nun die eigentliche Datenmigration. Dein Anbieter beginnt zunächst damit auf Deine Datenbank zuzugreifen und die Datenbankstruktur zu verstehen. Hier wirst du zwischenzeitlich kontaktiert werden, um Rückfragen zu klären. Danach beginnt auch der Import sowie das Mapping deiner Daten, sodass Sie im Zielsystem sichtbar werden und ihre Bedeutung zurück erlangen.

Hast du Dich entschieden, dass sich die Qualität Deiner Daten verbessern soll? Dein Anbieter kann hier nicht nur leere Felder befüllen. Mit diversen Tools besteht die Möglichkeit E-Mail Adressen auf Gültigkeit zu prüfen, etc. - Diese Chance solltest du Dir nicht entgehen lassen, da der Nutzen in keiner Relation zu den Mehrkosten steht.

Sobald das Migrationsskript erstellt wurde und die Qualitätssicherung beim Anbieter stattfand, werden Dir die Daten in einem Testsystem zur Verfügung gestellt. Dein Feedback zählt und wird in die Tat umgesetzt. Dadurch kann ein Anbieter sicherstellen, dass die Migration verläuft, wie es in Deinem Sinne ist. Diese Feedbackschleife kann je nach Komplexität der Migration variieren.

Nachdem die Migration auf dem Testsystem abgenommen wurde, beginnt er spannende Teil: Die Übergangsphase (Transition Phase). Die Migration wird nach Deiner Freigabe in das Produktivsystem überführt und Dein System ist einsatzbereit. Es ist im Rahmen einer Datenbankmigration praktisch undenkbar, dass ein System das andere nahtlos ersetzt. Vor allem, weil Daten immer mal wieder gegengeprüft werden wollen. Das stärkt vor allem für Deine Consultants die Akzeptanz und gibt Sicherheit. Diese Sicherheit ist essentiell für die Akzeptanz des neuen Systems. Wer kann sich eigentlich von heute auf morgen auf etwas komplett Neues einstellen? Damit die Akzeptanz im Rahmen des Change Management hoch gehalten wird, werden dir geeignete Anbieter entsprechende Schulungsangebote zur Verfügung stellen.

Herausforderungen? Sorglos mit aiFind

Wenn Du in Deiner Planung oder einer anderen Phase mit Deiner Datenmigration vor einer scheinbar unlösbaren Aufgabe stehst, hilft dir aiFind, der Anbieter der Wahl, schnell und einfach weiter. Wir haben die Lösung für Dein Problem und sorgen dafür, dass Du mit Deinem Zeitplan nicht in Verzug kommst. Denn wir leben agiles Arbeiten.