Top 5 Maßnahmen für ein effizientes Recruiting

Ein modernes Recruiting greift heute meist auf digitale Maßnahmen zurück. Noch effizienter wird es, wenn Recruiter:innen dafür die passenden Tools bereitstehen. Doch Auswahl, Einführung und Umsetzung einer E-Recruiting-Software gestalten sich oftmals schwieriger als im Vorhinein angenommen. Recruiting-Agenturen und Recruiter:innen stellen sich die Fragen: Was muss eine Software leisten? Wie trägt eine Software dazu bei, die Effizienz zu steigern? Und wie werden Mitarbeiter:innen dadurch im Arbeitsalltag unterstützt?

Recruiting im Zuge der Digitalisierung

Das Recruiting muss sich der digitalen Transformation anpassen und steht somit vor immer neuen Herausforderungen. Dabei ist es wichtig, dass Recruiting-Agenturen flexibel bleiben und sich schnell auf Veränderungen im Personalwesen und der Personalbeschaffung einstellen können. Denn das klassische Bewerbungsverfahren wird immer mehr von digitalen Prozessen abgelöst und die Verwaltung von Bewerbungen mit den passenden Tools gestemmt. Die Einführung einer E-Recruiting-Software bietet Vorteile für beide Seiten: die Job-Kandidat:innen werden systematisch durch den Prozess geführt und die Recruiter:innen profitieren neben einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung und transparenten Prozessen  insbesondere davon, sich aufs Wesentliche konzentrieren zu können – den direkten Kontakt zu Kund:innen und Bewerber:innen. Einige Funktionen tragen dabei besonders zur Effizienzsteigerung bei.

Besserer Workflow dank praktischer Features

Der Einsatz von E-Recruiting-Software kann einen enormen Unterschied in der Qualität von Arbeitsabläufen bedeuten. Ist die Software dann noch mit smarten Funktionen ausgestattet, werden Workflows optimiert und die Suche nach den passenden Kandidat:innen erleichtert:

1. Search Engine

Eine integrierte Suchfunktion in der E-Recruiting-Software ermöglicht Recruiter:innen, die Datenbanken mittels verschiedener Filter zu durchsuchen. Neben einer einfachen Stichwortsuche, kann auch nach visuellen Filtern oder booleschen Operatoren, sowie nach Standort unterschieden werden. So lassen sich Talente beispielsweise nach Wohnort, Berufsausbildung oder einer bestimmten Vorerfahrung filtern. Auch Profile, die lange Zeit nicht aufgerufen wurden oder nicht infrage kamen, bleiben durch diese Funktion aktuell und geraten nicht in Vergessenheit. Daten, die nur in zugehörigen Dokumenten, aber nicht im Profil gespeichert wurden, werden durch die Suchfilter ebenfalls sichtbar. Recruiter:innen fällt die Suche nach passenden Kandidat:innen so leichter und durch die Zeitersparnis fällt die Suche effizienter aus.

2. Chrome Extension

Chrome zählt seit vielen Jahren zu einem der beliebtesten Internetbrowser, schon allein aufgrund der vielzähligen kostenlosen Erweiterungen und Add-ons. Nach Installation einer Chrome Extension stehen den Usern in der Navigationsleiste die ausgewählten Funktionen bereit. In der Regel sind die Extensions frei zugänglich und können über den Chrome Web Store heruntergeladen werden. So lässt sich Browser ganz einfach individuell an die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen. Einige Recruiting-Softwares bieten gezielt Chrome Extensions an, mit denen Recruiter:innen die Profile von Kandidat:innen einfach und problemlos zum Talentpool ihrer Software hinzufügen können. Mit der aiFind Sourcing Extension können Profile, die zum Beispiel auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing entdeckt wurden, direkt ins aiFind Management System übertragen werden. Die Software kann die Daten des Kontakts dann automatisch analysieren und extrahieren, sodass ein vollständiges Profil entsteht. Das verringert den Aufwand, hilft Recruiter:innen bei einer strukturierten Arbeitsweise und fördert nebenbei auch noch den Active Sourcing-Ansatz, bei dem potenzielle Job-Kandidat:innen proaktiv kontaktiert werden.

3. Sales Analytics

Sales Analytics in Form von wichtigen Kennzahlen bzw. Key Performance Indicators (KPIs) im Auge zu behalten lohnt sich, um Erfolg und Effizienz des Recruitings zu steigern. Mit den wichtigsten KPIs im Recruiting können Fehlerquellen erkannt und der Arbeitsprozess kontinuierlich verbessert werden. Für Recruiter:innen sind einige KPIs besonders wichtig und aussagekräftig: Channel-Effectivness und Channel-Satisfaction geben beispielsweise Aufschluss darüber, welcher Kanal die meisten Bewerber:innen anspricht und schlussendlich auch die meisten Job-Anstellungen bewirkt. KPIs wie die Time-to-hire, Time-to-fill oder Cost-per-hire analysieren den Bewerbungsprozess und machen Zeit- und Kostenaufwand transparent. Weitere KPIs analysieren die Zusammensetzung der Zielgruppe und geben wider, wie diese den Bewerbungsprozess bewerten und ob der Bewerbungsprozess die offene Stelle richtig beschreibt. Einige E-Recruiting Softwares, so wie etwa aiFind, verfügen außerdem über integrierte Tools, die automatisch KPIs messen und auswerten. So haben Unternehmen und Recruiter:innen einen dauerhaften Einblick in die Effizienz ihrer Arbeitsweise und können diese stetig anpassen und verbessern.

4. CV-Parsing

CV-Parsing beschreibt die automatische und intelligente Analyse von Lebensläufen. Mit dieser Technik werden die für Recruiter:innen relevanten Informationen aus Lebensläufen herausgefiltert und in die Software übertragen, ohne dass die Daten händisch eingegeben werden müssen. So können sich die Recruiter:innen ganz darauf konzentrieren, geeignete Kandidat:innen ausfindig zu machen, da eine zeitintensive Sortierung und Durchsuchung der Daten auf diese Weise entfällt. CV-Parsing ist außerdem für Bewerber:innen praktisch, da sie beispielsweise ihren Lebenslauf einfach als Dokument hochladen können, anstatt ihre Daten in extra dafür vorgesehene Textfelder einzugeben. Somit sparen auch sie Zeit und die Hürde, eine Bewerbung einzureichen, wird für sie niedriger.

5. Location Mapping

Location Mapping verschafft Recruiter:innen einen Überblick über die Standorte potenzieller Kandidat:innen. Das geschieht über eine in die Software integrierte Kartensuche und ermöglicht bspw. eine Umkreissuche. Treffer in der Nähe der jeweiligen Unternehmen lassen sich so gut überblicken und vermitteln  – denn auch in Zeiten von New Work und Corona und der Möglichkeit, verstärkt im Homeoffice zu arbeiten, suchen viele Fachkräfte dennoch nach einem Unternehmen in der Nähe ihres Wohnorts.

Fazit: Sinnvolle Funktionen für mehr Effizienz

Bevor Unternehmen sich für eine E-Recruiting-Software entscheiden, sollten sie sicher sein, dass die Software zur Effizienz des Recruitingprozesses beiträgt und Synergien freisetzt. Die vorgestellten Features ermöglichen ein optimales Gesamtkonzept zur Digitalisierung von Recruiting-Agenturen, das Recruiter:innen im Arbeitsalltag unterstützt und in den verschiedenen Phasen des Recruitings ansetzt. Funktionen wie die aiFind Sourcing Extension machen die aiFind Software anwenderfreundlich und helfen den Usern, die Herausforderungen des modernen Recruitings zu bewältigen.