Sachbearbeiter in aiTime

Intro

Wir haben die Rolle des Sachbearbeiters in aiTime eingeführt, damit insbesondere die Handhabung mit Subunternehmern einfacher wird. Hintergrund ist, dass sich in einigen Fällen während des laufenden Deals die Email Adresse des Kandidaten geändert hat, weil eine andere Person die Leistungsnachweise erstellt und einreicht.

Was hat sich geändert?

Der Sachbearbeiter verwaltet nun die Leistungsnachweise, während der Kandidat nur noch im Vertrag (Deal) aufgeführt wird.

Zunächst ist der Sachbearbeiter zwar einmalig pro Deal im Setup auszuwählen, dafür ergeben sich daraus langfristig viele Vorteile. Bereits wenn das Sachbearbeiter Feld in den aiFind Teil integriert wird, machen sich die ersten Vorteile bemerkbar.

Die Details

• Der User definiert im Setup immer einen Sachbearbeiter. Im Dropdown werden alle Manager Email Adressen der Company angezeigt. Alternativ kann auch eine beliebige Email Adresse genutzt werden, die nicht in aiFind hinterlegt ist.
• Der Sachbearbeiter muss einmal pro Deal ausgewählt werden.
• Es kann beliebig viele Sachbearbeiter pro Deal geben, jedoch mindestens einen.
• Nach der Auswahl der Email-Adresse wird die Einladung (wie bisher) versendet.
• Wenn die Email-Adresse des Sachbearbeiters bereits genutzt wurde (z.B. für einen vorherigen Deal), wird keine erneute Einladung versendet.
• Es ist nicht möglich eine Email-Adresse für einen Sachbearbeiter auszuwählen, wenn diese bereits für einen Manager oder Kandidaten verwendet wurde. Sofern dies gemacht wird, erscheint eine Fehlermeldung.
• Jeder Sachbearbeiter sieht seine eigenen Leistungsnachweise. Es ist nicht möglich, dass alle Sachbearbeiter alle Leistungsnachweise sehen und verwalten können. Sofern ihr nach dem Release die Erfahrung macht, dass dies nicht praktikabel ist, gebt und Bescheid und lasst gern ein Feedback auf htttps://roadmap.aifind.io da.

FAQ & Best practices

• In einem Großteil der Fälle kannst du die Email Adresse des Kandidaten 1 zu 1 für die des Sachbearbeiters übernehmen
• Wenn du Mit Subunternehmern zusammenarbeitest kommt es häufiger vor, dass der Geschäftsführer selbst, die Buchhaltung oder jemand vergleichbares die Leistungsnachweise verwalten möchte. In diesem Fall nutzt du die vom Subunternehmer kommunizierte Email-Adresse
• Wie kann ich die Email-Adresse des Kandidaten vor Beginn des Projekts ändern? Ändere einfach die Email-Adresse des Sachbearbeiters. Denk nur daran, dass nur die Email-Adresse mit der ein Leistungsnachweis angelegt wurde, diesen auch sehen und verwalten kann.
• Wie kann ich die Email-Adresse des Kandidaten während des Projekts ändern, wenn dieser das Projekt verlässt?
  • Du kann erneut die Email-Adresse des Sachbearbeiters ändern. Je nach Handhabe in Deinem Unternehmen ist ggf. ein neuer Vertrag aufzusetzen, da es zu einer personellen Änderung kommt. Kläre dies ggf. nochmal intern.
  • Bereits begonnene Leistungsnachweise sind durch den Kandidaten abzuschließen oder durch den User abzubrechen. Sofern der Leistungszeitraum gesperrt werden muss, solltest du dies ebenfalls nicht vergessen.