Handling von E-Mail Kampagnen

E-Mail-Kampagnen sind ein mächtiges Werkzeug, um Kandidaten zu erreichen und zu informieren. Doch es gibt wichtige Richtlinien und Best Practices, die du beachten solltest, um die Effektivität deiner Kampagnen sicherzustellen und die Reputation Deiner Domain aufrecht zu erhalten.

Das Risiko von Mail Kampagnen

Generell gilt: Je mehr E-Mails du automatisiert versendest, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass die IT-Infrastruktur Deiner Empfänger diese als eben solche ansieht und ggf. als Spam klassifiziert.

Appell an Startups: Wenn du neu gegründet hast, willst du natürlich so schnell wie möglich Business machen. Bedenke bitte: Deine Domain ist gänzlich unbekannt und wenn dann große Mengen an Mails versendet werden, kann es sein, dass du Deine Reputation viel (wirklich viel) schneller verlierst als du willst. Denn: Niemand kennt Dich und auf einmal kommt eine große Menge von E-Mails. Das wird von den meisten Systemen als Spam klassifiziert.

Starte klein und lasse Deine Domain warmlaufen

Bevor du große Kampagnen startest, solltest du über mehrere Wochen hinweg mit kleineren Kampagnen starten und nicht gleich jeden Tag. Das Warmlaufen ist ein bewährtes Prinzip, damit die Reputation Deiner Domain gesund steigen kann. Unsere Empfehlung ist erst nach 3-4 Wochen Mail Kampagnen im höheren 3-stelligen Bereich durchzuführen.

Die Reputation: Leicht zu verlieren, schwer zurückzugewinnen

Die E-Mail-Reputation ist ein Maß dafür, wie vertrauenswürdig deine E-Mail-Aktivitäten sind. Ein schlechter Ruf kann dazu führen, dass deine E-Mails als Spam markiert oder von Mailbox-Providern blockiert werden. Es ist wesentlich einfacher, eine gute Reputation zu verlieren als sie wiederherzustellen. Daher ist es wichtig, Best Practices zu befolgen und die unten aufgeführten Metriken im Auge zu behalten. Allein deshalb ist es wichtig wie zuvor erwähnt langsam und in kleinerem Maße zu starten, bis du größere Kampagnen erstellst und versendest.

Beispiel Deine E-Mail-Reputation lässt sich mit der Kreditwürdigkeit im Finanzgeschäft vergleichen. Wenn Du keine E-Mails verschickt hast, hast du zwar keinen schlechten Ruf, aber auch keinen guten. Stelle Dir nun vor, dass du ohne jegliche Grundlage zur Bank gehst und nach einem sehr hohen Kredit verlangst. Diesen wirst du nicht bekommen, weil die Bank Dich nicht für kreditfähig hält. So ähnlich läuft es auch mit der Reputation Deiner Domain.

Sende nur an gültige E-Mail Adressen

Klingt in der Theorie leichter als es tatsächlich ist. Wissen wir. Nicht desto trotz solltest du sicherstellen, dass du Deine E-Mails an keine ungültigen Adressen versendest. Auch dies hat einen Einfluss auf die Reputation Deiner Domain. Lässt sich natürlich nicht immer vermeiden. Es gibt Services im Internet, die E-Mail Adressen auf Gültigkeit prüfen. So kannst du dies im Rahmen einer Migration prüfen und ungültige aussortieren lassen. Wenn du mehr Informationen hierzu benötigst, gib uns bitte Bescheid.

Gesetzliche Auflagen: Datenschutz und EU-DSGVO

Unser Provider für E-Mail Kampagnen unterliegt Regularien hinsichtlich des Datenschutzes (EU-DSGVO). In diesem Kontext gibt es Begrenzungen hinsichtlich der Mengen, die du versendest bzw. Beschwerden die zurück kommen.

Schwellwerte

Damit Dein Account nicht aus Sicherheitsgründen gesperrt wird, sollten folgende Schwellwerte nicht überschritten werden:

• Bounces: ≤ 5% (Berechnet auf die Anzahl der zurückgewiesenen Nachrichten)
• Unsubscribes: ≤ 1.4% oder 1% wenn Unsubscribes > Clicks
• Spam-Beschwerden: ≤ 0.08% (Berechnet auf die Anzahl der als Spam gemeldeten Nachrichten)
• Blocks: <20% (Berechnet auf die Anzahl der blockierten Nachrichten)

Du kannst Deinen Account natürlich jederzeit wieder reaktivieren, musst jedoch einen Fragenkatalog ausfüllen, der vom Provider bewertet wird. Behalte bitte im Hinterkopf, dass die Sperre vorgenommen wird, um Dich zu schützen. Würde das icht passieren, würde Deine Reputation weiter abnehmen und jede Deiner Emails würde im Spam landen. Das wäre zweifelsohne der Worst-Case, der für Recruiter eintreten kann.

Double Opt-In

Stelle sicher, dass alle Empfänger deiner E-Mails den Double Opt-In-Prozess durchlaufen haben. Das bedeutet, dass sie ihre Zustimmung zweimal gegeben haben, einmal bei der Anmeldung und dann erneut durch Bestätigung per E-Mail. Dies minimiert das Risiko, dass die oben genannten Metriken überschritten werden, weil Deine Kunden wissen was auf sie zukommen kann und Dich sowie Deine Domain zuordnen können. Stelle Dir vor, du bekommst von jetzt auf gleich eine Email von jemandem, den du gar nicht kennst. Es ist ratsam, regelmäßig die Zustimmung der Empfänger einzuholen.

Long story, short

Wenn du langsam anfängst die Mail Kampagnen zu nutzen, die Mengen auch nicht ausreizt und Deine Empfänger wissen, dass sie E-Mails von Dir erwarten, brauchst du Dir keinerlei Gedanken um das oben geschriebene machen.