Datenschutz in aiFind (EU-DSGVO)

Beschreibung

Alles rund um den Datenschutz in aiFind

Welche Funktionen gibt es?

• Double Opt-in Verfahren für neue Kandidaten und Manager
• Opt-out
• Löschen bzw. Anonymisieren
• Bereitstellung eines Berichts über einen Datensatz

Double Opt-in Verfahren für neue Kandidaten und Manager

Gemäß Art. 7 und Art. 8 EU-DSGVO bist Du dazu verpflichtet Deine Kandidaten und Manager über die Anmeldung zu Werbezwecken zu unterrichten. Diese müssen dabei explizit zustimmen. Wann auch immer Du in aiFind oder mit der Browser Erweiterung neue Kandidaten oder Manager anlegen möchtest, hast du die Option datenschutzkonform zu agieren. So hast du die Option, dass nach dem Anlegen eines Kandidaten oder Managers automatisch eine Begrüßungs E-Mail mit Bestätigungslink versendet wird. Dein Gegenüber kann diesen Link nach dem vorhergegangenen Gespräch bestätigen und setzt sich damit opt-in, um zukünftig von Dir Angebote zu erhalten. Ebenfalls hast du die Option den Datensatz zunächst du speichern und anschließend individuell anzuschreiben, um den opt-in einzuholen. In der Historie des entsprechenden Datensatzes ist jederzeit ersichtlich, zu welchem Zeitpunkt, welche Person den Opt-in gesetzt hat.

Beispiel Begrüßungsmail:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank dass wir Sie als Geschäftspartner der Muster GmbH begrüßen dürfen.

Um Ihnen zukünftig relevante Angebote unterbreiten zu können, bitten wir Sie, Ihre Email Adresse über den beigefügten Link zu bestätigen.

(Bestätigungslink)

Alles rund ums Thema DSGVO:

Die Muster GmbH nimmt die Arbeit mit personenbezogenen Daten sehr ernst. Neben der DSGVO konformen internen Verarbeitung, achten wir beispielsweise bei der Auswahl unserer IT-Dienstleister darauf, dass ein Hosting Ihrer Daten innerhalb der EU geschieht. Details zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie der Muster Datenschutzerklärung entnehmen. Sollten Sie darüberhinaus weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne und jederzeit persönlich zur Verfügung.

Wie können Sie sich von unseren Angeboten wieder abmelden?

Bei jedem übersendeten Angebot finden Sie unter der Signatur Ihres Muster-Beraters (m/w/d) einen Link, um sich mit einem Klick von allen Angeboten wieder abzumelden. Sollten Sie weiterführende Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich persönlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team von Muster

Opt-out

Das Gegenstück zum Double Opt-in Verfahren ist der Opt-out. Wenn ein Kandidat oder Kunde nicht mehr von Dir zu Werbezwecken bespielt werden, hat er jederzeit die Option in einer Mail Campaign auf den “Unsubscribe” Link zu klicken, um sich damit selbst aus dem Verteiler zu nehmen. Ebenfalls kannst du in jedem Datensatz den Opt-out manuell vornehmen, wenn du darum gebeten wirst. Information: Eine Mail Kampagne filtert bspw. automatisch Geschäftspartner heraus, die nicht opt-in sind und du kannst keine Mail Kampagne versenden, die nicht über den zuvor genannten “Unsubscribe” Link verfügt.

Löschen bzw. Anonymisieren

Gemäß Art. 17 EU-DSGVO Recht auf Löschung hast du in aiFind jederzeit die Möglichkeit einen Kandidaten oder Manager zu löschen. Gehe dazu in den entsprechenenden Datensatz und klicke in den “Personal information” auf das Stift-Icon, um zu editieren. An der gleichen Stelle erscheint nun ein Auswahlmenü, worüber du den Datensatz löschen kannst.

Wichtige Information: Falls Der Kunde eine Bestätigung, einen Bericht oder weitere Informationen anfordert, bedenke bitte, dass diese nicht mehr nach dem Löschvorgang verfügbar sind. Im Vorfeld sollten dem Kunden entsprechende Informationen bereitgestellt und die Löschung bestätigt werden.

Bereitstellung eines Berichts über einen Datensatz

Gemäß Art. 15 EU-DSGVO Auskunftsrecht der betroffenen Person darf jeder Kandidat oder Kunde nach Auskunft über seine Daten in aiFind verlangen. Gehe dazu in den entsprechenenden Datensatz und klicke in den “Personal information” auf das Stift-Icon, um zu editieren. An der gleichen Stelle erscheint nun ein Auswahlmenü, worüber du einen Bericht direkt versenden kannst. (Der Bericht wird sofort versendet, es erscheint keine weitere Abfrage)

Der Bericht wird in lesbarer Form (in einem .json Format) bereitgestellt. Dieser enthält keine Informationen über das geistige Eigentum von Deinem Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Contact commentaries und sonstige Meta Informationen, die Du selbst hinzugefügt hast.