Erfolgreiches Freelancermanagement
Übersichtliche Abwicklung von Verträgen und Co.
Flexibel, agil und skalierbar: Die Zusammenarbeit mit Freelancern hat viele Vorteile, gleichzeitig gilt es aber, einige Punkte im Vorfeld zu bedenken. Damit die Kooperation für beide Seiten erfolgreich verläuft, finden Sie hier Tipps und Tricks, worauf Sie achten sollten, wenn Sie freiberuflich Arbeitende ins Team holen.
Freiberufler und Unternehmen profitieren gleichermaßen
Seit den 90er Jahren hat sich die Anzahl der Selbstständigen in Deutschland verdreifacht: 2020 lag sie laut einer Untersuchung u.a. des Instituts für Freie Berufe Erlangen (IFB) bei rund 1,45 Mio (Quelle: statista.com). Die Tendenz ist steigend, denn die Vorteile entsprechen für viele dem heutigen Verständnis einer modernen Arbeitsweise: Unabhängigkeit, flexible Aufgaben und Zeiteinteilung, ein meist ortsunabhängiger Einsatz sowie die Möglichkeit, sich in bestimmten Feldern zu spezialisieren. Auch die Unternehmen profitieren davon, denn sie können je nach Auftragsvolumen kurzfristig entscheiden, ob sie zusätzliche Unterstützung durch Freelancer dazubuchen. Dadurch bleibt das Stammteam überschau- und skalierbar und die laufenden Kosten kalkulierbar. Der erste Organisationsaufwand mag vielleicht etwas höher ausfallen als im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitenden, es stehen aber immer bessere technologische Möglichkeiten wie Software zur Verfügung, um das Freelancermanagement reibungslos zu gestalten. Abteilungen wie HR werden so entlastet und die Arbeitsabläufe effizienter.
Vertrauen und Fairness: Grundstein für gute Zusammenarbeit
Werden für Projekte freiberuflich Arbeitende beauftragt, steht zunächst das Vertragliche an. Fairness und Transparenz auf beiden Seiten schafft dabei eine vertrauensvolle Basis, auf der sich gut arbeiten lässt. Der Vertrag sollte dem späteren Arbeitsablauf und den Aufgaben entsprechen. Wird beispielsweise festgehalten, dass es sich um eine freiberufliche Tätigkeit handelt, diese aber in der Realität weisungsgebunden ausfällt, gilt sie nicht mehr als selbstständig. Es kann für Unternehmen teuer werden, wenn es sich um eine Scheinselbstständigkeit handelt, dies aber nicht der Fall ist. Dann müssen zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend gezahlt werden.
Der Freelancer-Vertrag: Individualisierung statt Standardvorlage
Wie sollte ein Freelancer-Vertrag aussehen? Im Idealfall deckt er alles Wichtige ab und ist so genau wie möglich auf die Zusammenarbeit zugeschnitten, vorgefertigte Verträge reichen meist nicht aus. Ob ein Dienst- oder ein Werkvertrag abgeschlossen wird, hängt von der Art der Beschäftigung ab: Bei einem Dienstvertrag verpflichtet sich der Freelancer zur Übernahme und Lieferung einer festgelegten Tätigkeit, ist aber nicht an ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Auftrag gebunden. Bei einem Werkvertrag dagegen ist der Vertragspartner an ein Projekt oder die Her- und Fertigstellung eines Werkes gebunden.
7 Punkte, mit denen sich Freelancer-Verträge aufsetzen lassen
- Konkrete Aufgaben und Umfang definieren
Je genauer konkrete Aufgaben, gewünschte Ergebnisse und der Arbeitsumfang definiert werden, desto weniger Unklarheiten und Streitpunkte gibt es später. Hilfreich ist es auch, einen zeitlichen Rahmen für bestimmte Aufgaben zu definieren. - Höhe und Zeitpunkt der Vergütung bestimmen
Das dient zum einen der Sicherheit des Freelancers, zum anderen sorgt es auf Unternehmensseite für eine bessere Kostenübersicht. Zusätzlich beugt man so eventuellen späteren Nachverhandlungen vor und beide Seiten wissen von vornherein, wie die Arbeit vergütet wird. - Fristen für die Fertigstellung festhalten
Zwar sind freiberuflich Arbeitende recht frei in ihrer Entscheidung, wann und wo wie viel gearbeitet wird, Fristen dürfen aber durchaus gesetzt werden. Mit einer konkreten Timeline kann das Unternehmen besser planen, zu wann sie auf die Unterstützung eines Freelancers setzen und mit Ergebnissen rechnen können. Realistische Fristen tragen dazu bei, eventuellen Engpässen und Verzögerungen vorzubeugen und zeitliche Vorgaben einzuhalten. - Verschwiegenheitserklärung
Freelancer erhalten während ihrer Projektarbeit mitunter viele und tiefgehende Einblicke in vertrauliche Unterlagen. Um sensible und sicherheitskritische Informationen zu schützen, ist eine Verschwiegenheitserklärung von hoher Bedeutung. - Abnahme und Zurückbehaltungsrecht definieren
Das Zurückbehaltungsrecht beschreibt das Recht, eine bestimmte Leistung zurückzuhalten, bis der Vertragspartner seiner vertraglichen Verpflichtung nachgekommen ist. So wird sichergestellt, dass bei der Abnahme eine bestimmte Qualität erreicht ist und diese entsprechend honoriert wird. - Konkurrenzklausel
Im Vertrag miteinbezogen werden sollte auch die Frage, ob Freelancer zeitgleich für weitere Unternehmen und Wettbewerber arbeiten dürfen oder ob eine Exklusivität besteht. Gegebenenfalls sollte eine entsprechende Vereinbarung im Vertrag getroffen werden. - Umsetzung der Vereinbarung sicherstellen
Für eine erfolgreiche Umsetzung sollten auch die Vorgesetzten über die Vereinbarungen informiert werden. Absprachen zu Erfüllungsort, Gerichtsstand, arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften und Nebenabreden können im Vertrag festgehalten werden. Dazu ist es nützlich, wenn auch die Teammitglieder über die ausfallende Weisungsgebundenheit des Freelancers aufgeklärt werden.
Mit guter Kommunikation Projekte erfolgreich umsetzen
Eine zielorientierte Kommunikation trägt zum Erfolg bei. Dafür können regelmäßige Termine und Medien festgelegt werden, zum Beispiel Telefon, E-Mail, Kollaborationssoftware oder das direkte Gespräch. Wenn möglich, kann die Kommunikation mit Freiberuflichen auch in die internen Kommunikationskanäle des Unternehmens, wie E-Mail-Programme oder Instant-Messaging-Dienste, integriert werden. Das spart Zeit und hilft bei der Organisation, denn so sind mit einem Blick der Projektverlauf und der aktuelle Stand direkt erkennbar.
Die Bezahlung: Die Basis für weitere Projekte
Die Bezahlung verläuft je nach Unternehmen unterschiedlich, monatliche oder wöchentliche Abwicklungen sind meist die gängige Praxis. Hierfür werden dem Arbeit- und Auftraggeber Leistungsnachweise in Form von Stundenzetteln ausgehändigt, anschließend wird abgerechnet – und das möglichst zeitnah, damit beide Seiten zufrieden sind. Verlaufen der Projektabschluss und die Bezahlung gut, steht einer erneuten Zusammenarbeit nichts im Weg.
Höhe der Vergütung
Die Bezahlung von selbstständigen Freelancern sollte gleichauf mit der von festangestellten Mitarbeitern liegen oder höher, mindestens jedoch über dem Mindestlohn der jeweiligen Branche. Gerade im Niedriglohnbereich liegt ansonsten schnell der Verdacht einer Scheinselbstständigkeit nahe. Auftraggeber sollten außerdem mitbedenken, dass das Honorar von Freelancern stets Raum für die Eigenvorsorge lassen sollte. Liegen alle Daten zur Abrechnung innerhalb eines geregelten Zeitrahmens vor, lassen sich Projektabschlüsse zeitsparend verwalten. Für die Kosten und -Arbeitskalkulation heißt das, dass Ausgaben vorausschauend eingeplant werden können.
Die richtige Software nutzen
Für effektives Freelancermanagement gibt es hilfreiche Tools, mit der sich die Verwaltung und Abwicklung einfacher umsetzen lässt. aiFind ist so ein Tool: Headhunter und Recruiter können mit der Cloudsoftware noch schnellere und bessere Ergebnisse bei der Suche nach passenden Fachkräften erzielen. Dabei profitieren sie von intelligenten Technologien wie CV-Parsing und -Analytics, Location-Suche und Document Tracking. Um den Workflow so einfach wie möglich zu halten, können Kunden und Freelancer über vertragsbezogene Zugänge auch selbst auf die Software zugreifen. Über buchbare Zusatzpakete verläuft die Zeiterfassung und Rechnungsstellung bequem teilautomatisiert ab, Anbindungen weiterer Abrechnungssoftware wie Lexoffice sind aber auch möglich.
Mehr Ordnung, weniger Papierkram und ein höheres Qualitätsniveau: Mit einer einfachen Verwaltung der aktiven Prozesse und Verträge und einem übersichtlichen Dashboard für den Recruiter ist aiFind eine ganzheitliche und effiziente Lösung.
Fazit
Die Beauftragung von Freelancern kann für Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen: Eine skalierbarere Planung der eigenen Ressourcen, sowie Zeit- und Kosteneinsparungen. Um die Potenziale richtig auszuschöpfen und für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu sorgen, sollte insbesondere bei der Ausgestaltung des Freelancer-Vertrags auf Fairness und Transparenz für beide Seiten geachtet werden. Mit der passenden Software profitiert das eigene Freelancermanagement von modernen technischen Möglichkeiten, das Ergebnis ist eine übersichtliche und effiziente Verwaltung und Organisation.
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